Les difficultés de communication en matière de régime de retraite comptent au nombre des cinq questions les plus importantes citées par les employeurs au cours de la dernière étude de Buck sur les régimes de retraite canadiens.
La pertinence de la communication et de la prestation de services est critique datent d’avant les dérapages économiques de l’automne dernier. Le relevé de retraite annuel est souvent la seule occasion de rappeler aux employés ce qu’ils accumulent pour leur retraite. Trop souvent, ces relevés s’apparentent à des contrats d’assurance, qu’il s’agisse de l’intérêt du document, de son attrait ou de sa clarté. L’utilité du relevé en tant qu’outil de planification de la retraite disparaît ainsi, tout comme la possibilité d’aider l’employé à comprendre ce qui se passe et à s’engager.
Modifier le relevé pour le rendre clair et compréhensible n’est pas en soi une tâche si compliquée. Ce relevé devrait contenir un certain nombre de points relevant du pur bon sens, notamment :
· Présentation permettant, d’un seul coup d’œil, de voir le montant des cotisations du participant, la date normale de la retraite et une estimation du revenu de retraite annuel gagné jusqu’à présent; une succession interminable de paragraphes alambiqués tout à fait rédhibitoires n’est pas nécessaire.
· Présentation claire des renseignements personnels du participant servant au calcul du montant de la pension de retraite de façon à pouvoir repérer et corriger rapidement les erreurs et omissions.
· Explications simples de la façon dont le montant de la pension de retraite personnelle du participant est déterminé, selon la situation de chacun. Les employeurs connaissent les antécédents professionnels et le statut du participant au régime; il n’est donc pas nécessaire d’ajouter des mentions comme « si vous faites partie de cette catégorie » ou « si vous vous êtes inscrit le 4 février 1998 ou après cette date ». Les employés s’attendent à recevoir une information directe et personnalisée, et apprécient ce mode de fonctionnement.
Utiliser la marque de l’employeur, de façon visuelle, en reprenant les couleurs, les logos et les images de l’entreprise pour en démontrer la valeur en tant qu’employeur illustre le fait que les relations de l’employeur avec les employés sont tout aussi importantes que ses relations avec les clients.
Le relevé de retraite annuel est un outil essentiel en matière de planification de la retraite. Compte tenu de la connaissance des données sur l’employé et de la facilité d’utilisation de la technologie actuelle, transformer le relevé ajoute une grande valeur au régime de retraite : il est moins souvent nécessaire d’appeler les RH et les employés sont plus satisfaits du régime.