Lorsqu’on prépare des soumissions pour des projets de communication en RH, le réflexe est de dire ce que l’on veut et ensuite de demander au combien le tout va coûter.
Rebecca Kavanagh, spécialiste à Michigan Communications, mentionne qu’il sera préférable de renverser la situation, comme suit : « Voici mon budget. Que vous permet-il de faire? »
Lorsque des choix s’offrent à vous, vous pouvez ensuite prendre votre décision selon le mérite de l’entreprise et les services offerts plutôt qu’en fonction du prix seulement. En ces périodes économiques difficiles, il n’a jamais été aussi sensé de dire : « Voici l’enveloppe dont je dispose. Que m’offrez-vous dans ce contexte? »
Une fois l’équipe des communications embauchée, un certain nombre de moyens
clairs vont vous permettre de rendre le processus le plus efficace possible :
• Consacrez tout le temps nécessaire au début afin de définir clairement vos objectifs. Qui est votre public-cible? Que souhaitez-vous lui dire? Qu’espérez-vous obtenir? N’essayez pas de savoir si vous avez besoin d’une brochure, d’un bulletin ou d’un autre outil avant d’avoir déterminé d’où vient l’information et à qui elle s’adresse.
• Obtenez l’appui de la direction dès le début. Des cadres supérieurs doivent faire partie de la conversation initiale quand vous mettez sur pied un énoncé de mission pour un projet. Obtenez leur approbation quant à l’orientation de votre projet.
• Gérez votre projet selon le calendrier établi. Soyez très clair quant aux dates d’échéance et à la nature des travaux nécessaires, notamment examens internes, approbations, signatures, etc. Vous devez vous en souvenir et déterminer quel type d’aide-mémoire sera le plus efficace. Les avocats aiment prendre des notes; les cadres supérieurs vous demanderont peut-être d’organiser une brève réunion afin de passer en revue les changements qu’ils auront proposés.
• Partagez ce que vous savez. Ne retenez pas l’information. Vous gagnerez temps et énergie si toute votre équipe bénéficie de vos connaissances. Comment vos rédacteurs vont-ils savoir qu’ils ne doivent absolument pas mentionner si vous ne le leur dites pas? Diffusez l’information; cela vous évitera par la suite de payer pour régler des problèmes qui auraient pu être évités.
Source : Conseillers Buck