Une communication efficace entre l’employé expatrié et son employeur est essentielle pour assurer une meilleure intégration dans le pays hôte et le succès de l’affectation.

La vie d’un employé qui déménage dans un autre quartier de la ville où il habite n’est normalement pas trop perturbée. Il y a de bonnes chances que sa concentration au travail revienne facilement à la normale une fois qu’il aura apprivoisé son nouveau trajet quotidien et son nouvel environnement, qu’il aura rencontré ses nouveaux voisins et qu’il aura fait le tour du quartier pendant une ou deux semaines pour repérer l’école, la pharmacie, la clinique médicale, etc.

Imaginez maintenant que, dans le cadre d’une affectation à l’étranger, vous emménagez dans un quartier situé à des milliers de kilomètres de votre pays, où la culture, les coutumes et, parfois même, la langue sont différentes des vôtres. Combien de temps votre famille et vous mettriez-vous pour vous sentir à l’aise dans votre nouvel environnement? Comment réussiriez-vous à retrouver votre concentration au travail? Auriez-vous l’impression d’être loin de votre employeur?

IMPACT FINANCIER
La décision d’envoyer un employé à l’étranger est habituellement prise pour permettre à une entreprise de saisir des occasions d’affaires émergentes ou pour combler des besoins urgents outre-mer. Abstraction faite de la nécessité d’agir rapidement, force est de constater que l’échec d’une affectation à l’étranger entraîne des coûts énormes. Ce constat a amené les professionnels des ressources humaines à reconnaître que le succès des affectations internationales passe par la mise en place de politiques et de pratiques de gestion exemplaires. Selon une enquête Mercer/CIEB/ISOS/Wordatwork menée en 2003, les dépenses des employeurs liées à une affectation de trois ans s’élèvent généralement à trois ou quatre fois le salaire de l’employé et à plus de un million de dollars.

De plus, les employeurs consacrent des sommes énormes et font des efforts considérables pour s’assurer que le programme d’avantages sociaux et les indemnités de déménagement sont concurrentiels et que les fournisseurs choisis sont compétents. Les coûts de rapatriement de toute la famille de l’employé qui ne termine pas son mandat à l’étranger sont très élevés. Compte tenu des sommes investies, il est clair que les employeurs devraient prendre les mesures nécessaires pour adopter des pratiques exemplaires qui aideront les employés expatriés et leurs familles à bien s’intégrer dans leur nouvel environnement. Ces pratiques exemplaires comprennent l’élaboration d’une politique officielle et complète d’affectation à l’étranger, la responsabilisation à l’égard de la gestion du déménagement ainsi que l’adoption de méthodes de gestion et d’administration rigoureuses.

Un effort constant

La communication avec l’employé affecté à l’étranger doit être maintenue pendant toute la durée de son mandat. L’employeur qui établit une communication régulière avec son employé et qui lui apporte son soutien constant met toutes les chances de son côté pour que l’affectation réussisse et pour faciliter les choses au moment du rapatriement de l’employé à la fin de son mandat. Voici quelques-unes des techniques de communication stratégiques:

  • Politique de la Société sur les affectations à l’étranger et sur son engagement envers les employés expatriés
  • Désignation d’un mentor ou d’un compagnon en poste dans le pays d’origine pour entretenir constamment un lien avec l’employé.
  • Communication d’information sur ce qui se passe dans l’entreprise au moyen de bulletins, de communiqués de presse et d’autres communications internes.
  • Accès à des activités de perfectionnement professionnel comme de la formation technique ou la participation à des conférences tant dans le pays hôte que dans le pays d’origine.
  • Envoi de journaux ou de revues en provenance du pays d’origine(des publications professionnelles ou d’autres publications).
  • Examen régulier de l’affectation

Avant le départ de l’employé pour l’étranger, les employeurs devraient le mettre en relation avec des employés expatriés à ce moment-là et lui fournir de l’information sur le pays hôte, comme les coutumes et les valeurs locales. À son arrivée, l’employé risque moins d’avoir des surprises.

Parmi les pratiques exemplaires à adopter, la stratégie de communication à l’intention des employés en poste à l’étranger est souvent négligée ou elle n’est tout simplement pas appréciée à sa juste valeur. Pourtant, une telle stratégie peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit d’inciter les employés expatriés à terminer leur affectation et de s’assurer que leurs familles seront prêtes à rester à leurs côtés.

MAINTENIR LE LIEN
Le succès des affectations à l’étranger dépend en grande partie du degré de soutien que les employés expatriés sentent de la part de leur employeur. Plusieurs d’entre eux ont l’impression qu’ils sont vite oubliés dans le pays qu’ils ont quitté et se sentent loin des réseaux, des services et des nouvelles de leur employeur. En développant une stratégie rigoureuse et bien définie, les employeurs peuvent mettre en place un processus uniforme, répondre aux besoins de chaque employé et gérer plus efficacement le coût et l’utilisation des ressources. En retour, les employés expatriés sentent qu’ils comptent pour l’entreprise.

Pour réduire le risque d’échec des affectations à l’étranger, il est essentiel d’établir une stratégie de communication, peu importe le nombre d’employés expatriés. Les employeurs qui envoient peu d’employés à l’étranger peuvent penser qu’il leur suffit de communiquer avec leurs employés selon les besoins du moment et peuvent juger inutile la mise en place d’une politique de communication officielle. Une telle attitude peut cependant nuire aux relations entre l’employé et l’employeur qui s’expose alors à des coûts élevés si l’affectation échoue.

UNE AFFAIRE DE FAMILLE
Affecter un employé à un poste à l’étranger est plus qu’une simple mutation… c’est une affaire de famille. Un déménagement de cette nature a un impact important sur la famille qui part s’établir loin de son pays. Le conjoint doit abandonner son travail, les enfants doivent quitter leur école et tout le monde doit laisser famille et amis pour aller se créer un tout nouveau réseau social. Si la famille ne réussit pas à s’adapter à ces changements, c’est souvent l’échec de l’affectation.

Ces grands changements ont également des répercussions sur l’employé et sa concentration au travail. Pour que l’employé retrouve son ardeur au travail, les employeurs doivent établir une stratégie de communication axée sur les besoins de sa famille, c’est-à-dire sur son emménagement et sur ses besoins quotidiens dans le nouvel environnement. Parmi les sujets qui doivent faire partie de la stratégie de communication, notons les conditions de vie, les écoles, les réseaux et les services locaux, les règles fiscales, les taux de change, les choses à faire et à ne pas faire en regard de la culture du pays hôte ainsi que les particularités et les enjeux locaux.

TECHNOLOGIE DE POINTE ET CONTACT HUMAIN
Les sites Web devraient faire partie intégrante de la stratégie de communication d’une entreprise pour garder contact avec les employés en poste à l’étranger. Cependant, il ne faut pas négliger l’aspect humain.Le soutien que les ressources humaines apportent à l’employé tant pendant qu’il est à l’étranger qu’à son retour au pays doit être intégré à la solution de communication. De plus, les visites régulières de gestionnaires en provenance du pays d’origine sont toujours très appréciées des expatriés et les rapprochent de leur pays, peu importe la région du monde où ils travaillent. Une stratégie alliant haute technologie et contact humain est une stratégie gagnante pour l’entreprise et aide les employés en poste à l’étranger à surmonter le syndrome «loin des yeux, loin du cœur» qui touche beaucoup d’entre eux.

RÉMUNÉRATION GLOBALE
Peu importe le lieu de travail, il est important que les employeurs informent leurs employés de la valeur réelle de la rémunération globale qu’ils leur offrent. C’est d’autant plus évident quand il s’agit d’employés en poste à l’étranger qui, normalement, se posent beaucoup de questions sur leurs salaires et leurs avantages sociaux. Compte tenu de ce qu’il en coûte d’envoyer un employé à l’étranger, il est primordial de définir, d’expliquer et de quantifier cet investissement et, si possible, d’inclure tous les coûts corporels de l’employeur qui contribuent au bien-être des employés expatriés et à celui de leurs familles. Les employés à l’étranger ont besoin de connaître l’ensemble de la rémunération que leur employeur leur offre et de comprendre ce que ce dernier attend d’eux en échange. Les attentes à l’égard des expatriés peuvent ainsi être mieux gérées.

Les programmes de relogement sont généralement généreux, mais ne sont pas reconnus à leur juste valeur. Ils devraient comprendre le salaire de base, les primes de rendement, les frais de déménagement, les rajustements de vie chère et les allocations spéciales, les dépenses de voyage, les subventions au logement, les indemnités pour frais d’études des enfants, les régimes de retraite et les assurances collectives, les régimes d’épargne, la formation et le perfectionnement, les congés ainsi que les autres avantages liés à la conciliation travail-famille.

Ces programmes devraient être expliqués en termes simples à l’ensemble des employés en poste à l’étranger, et chaque employé devrait recevoir un relevé personnel décrivant sa propre situation. La communication devrait tenir compte du cas des employés qui sont citoyens du pays hôte et prévoir ce qui arrivera à la fin de leur affectation. Cet effort supplémentaire fera ressortir davantage la valeur du programme de relogement.

PRÉVOIR TOUS LES SCÉNARIOS
Tout comme il est important pour les employés en poste à l’étranger de connaître l’ensemble de la rémunération globale, il faut également les informer des politiques et des programmes de l’entreprise. La communication portant sur les régimes d’avantages sociaux est particulièrement importante parce que les protections peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre. Par exemple, plutôt que de simplement indiquer le montant remboursé pour les frais médicaux engagés, il serait intéressant d’expliquer clairement à l’employé expatrié les frais raisonnables et habituels ainsi que les formalités administratives à suivre en cas de divers événements: lorsqu’il consulte le médecin ou le dentiste ou lorsqu’il a besoin d’une ordonnance, etc.

Ce genre de communication constitue une approche plus globale à l’égard des avantages et atténue certainement le sentiment d’incertitude et de frustration auquel de nombreux employés se heurtent quand il s’agit de formalités administratives.