La gestion des ressources humaines (RH) se complexifie, et ce quelle que soit la taille de l’entreprise. La multiplication des lois et des normes à respecter dans ce domaine vient grandement alourdir la tâche du gestionnaire. Celui-ci doit être au fait du contexte législatif entourant la gestion des programmes d’avantages sociaux, ou à tout le moins bien se faire conseiller à ce sujet, afin de réagir correctement aux diverses situations qui peuvent survenir quotidiennement dans le cadre de son travail.

La gestion du régime d’assurance collective n’échappe pas à cette règle. Le gestionnaire des RH est souvent confronté à des situations qui, si elles ne sont pas bien gérées, pourraient entraîner des conséquences juridiques ou financières importantes pour son employeur. Parmi des situations potentiellement litigieuses, l’on pourrait citer les suivantes :

  • Incohérence entre le texte du contrat d’assurance, les livrets aux employés, les politiques et le contrat de travail ou la convention collective, le cas échéant;
  • Continuation des protections lors de congés ou d’absences temporaires;
  • Gestion de la transition vers un nouvel assureur (gestion des bénéficiaires, droits acquis, terminaison du contrat de l’ancien assureur, etc.);
  • Continuation des protections après 65 ans ou à la retraite;
  • Modifications des protections à la retraite.

Dans les encadrés à la page précédente, examinons deux situations qui surviennent de plus en plus fréquemment chez nos clients en assurance collective et pour lesquelles une réponse ou une action adéquate est primordiale. Après avoir présenté la situation, nous énonçons certaines considérations et identifions quelques-unes des meilleures pratiques à adopter.

Ces deux situations illustrent bien la complexité qui entoure la gestion des régimes d’assurance collective et les conséquences juridiques ou financières qui peuvent découler de toute action ou décision prise quotidiennement dans l’exercice de cette tâche. Elles soulignent aussi l’importance d’agir avec prudence en tout temps. Les gestionnaires des RH doivent s’entourer des ressources internes ou externes adéquates pour faire face à ces situations et ainsi minimiser les risques afférents.

Deux cas pratiques

Règlement volontaire au titre de l’assurance d’invalidité de longue durée

Contexte :

L’assureur a communiqué avec un prestataire d’invalidité de longue durée, afin de conclure une entente de règlement volontaire. Celle-ci vise à dégager l’assureur de ses obligations courantes et futures au titre de paiements d’invalidité en contrepartie d’un montant forfaitaire.

Considérations :

Une entente de ce type entre l’assureur et le prestataire ne dégage pas le promoteur du régime (bien souvent l’employeur) de ses propres obligations envers le prestataire à titre d’employé. Le lien d’emploi du prestataire n’est pas affecté par sa décision d’accepter ou de refuser la proposition de l’assureur. De plus, le fait que l’assureur se retire de la gestion et du suivi du dossier médical du prestataire peut rendre la gestion du dossier plus difficile pour l’employeur.

Meilleures pratiques :

Une stratégie proactive pourrait être envisagée laquelle consisterait à élaborer à l’avance des dispositions qui s’appliquent au régime en cas de règlement volontaire entre assureur et employés. Celles-ci devraient être détaillées dans les politiques administratives de l’organisation ainsi que les documents de référence du régime d’assurance collective. Par exemple, qu’advient-il des garanties telles que l’assurance-maladie complémentaire ou les soins dentaires, ou des garanties sous exonération de prime ? Il est cependant important pour l’employeur de garder une certaine distance quant aux choix qui sont offerts à l’employé dans le cadre d’une telle proposition de l’assureur. Il est préférable d’orienter le prestataire vers des conseillers juridiques et financiers indépendants afin de ne pas influencer sa décision.

Problème de communication dans la documentation liée aux conditions de départ

Contexte :

Après une fusion avec une autre entreprise, un employeur procède à un grand nombre de licenciements. Dans la lettre détaillant l’indemnité de départ aux employés visés, il fait mention du « maintien de l’assurance vie collective » pour la durée complète de la période de continuation du salaire, jusqu’à un maximum d’un an. Même si l’employeur avait l’intention de maintenir uniquement l’assurance vie de base des employés, la communication porte à croire que toutes les protections d’assurance vie seraient maintenues (y compris les protections facultatives de l’employé et du conjoint). Le conjoint d’un des employés visés par le licenciement est décédé durant la période de maintien de la couverture. L’ex-employé a alors soumis une demande de règlement à l’assureur, laquelle a été refusée puisque cette garantie ne faisait pas partie des protections maintenues.

Considérations :

L’assureur a refusé de verser le montant, alléguant que cette garantie ne pouvait être prolongée pendant une période de continuation du salaire et que les primes n’avaient pas été versées. Face au refus de l’assureur, l’employeur pourrait être tenu de payer le montant d’assurance vie facultative directement à l’ex-employé. De plus, il pourrait se voir obligé de verser un montant supérieur au montant d’assurance vie facultative, notamment en raison de considérations fiscales.

Meilleures pratiques :

Les employeurs ne seront jamais assez informés des risques liés au manque de clarté et d’uniformité dans les différents documents décrivant leur régime d’assurance collective. Il est donc important de consulter un conseiller juridique ainsi qu’un spécialiste en assurance collective lorsqu’on prévoit maintenir la couverture des employés licenciés. Ils pourront notamment aider dans la révision des lettres de cessation d’emploi destinées aux employés. Il faut aussi informer les assureurs concernés à l’avance des attentes de l’employeur en ce qui a trait aux protections qui seront maintenues au cours de la période de continuation du salaire et durant la période de prolongation des garanties.

Mathieu Morin est conseiller adjoint
au sein du domaine Santé chez Mercer.