L’ART de COMMUNIQUER avec les participants d’un régime de retraite

Régime à prestations déterminées

• Taux de participation peu élevé
• Sous-estimation de la valeur de prestations
• Incompréhension des droits en vertu du régime
• Méconnaissance du coût assumé par le promoteur pour
  le financement du régime

La compréhension du régime par les employés va de pair
avec leur satisfaction. Plus les employés comprennent les dispositions
de leur régime, plus ils sont susceptibles de reconnaître leur
rôle dans leur sécurité financière à la retraite.

Le rôle des communications
L’art de communiquer avec les participants d’un régime de
retraite s’appuie sur quatre principes fondamentaux :

• Information pertinente répondant aux besoins des participants
• Langage clair et approches simples
• Diffusion fréquente de l’information
• Diversification des moyens

Selon un récent sondage de Employee Benefit Research Insititute, un
relevé de prestations clair et concis représente l’outil
de communication le plus utilisé et le plus apprécié des
employés. Les séminaires, les sessions d’information et
l’accès à un conseiller financier capable de répondre
adéquatement aux questions des participants sont d’autres moyens
ou techniques de communication utilisés. Certains promoteurs effectuent
aussi des sondages ou organisent des groupes de discussion afin de mesurer l’intérêt
des employés vis-à-vis leur régime et évaluer leur
niveau de compréhension et leur degré de satisfaction.

Simple et efficace
Les approches les plus simples s’avèrent souvent les plus efficaces
:

Régime à cotisation déterminée
Dans ce type de régime, il est important de mettre l’emphase sur
les revenus de retraite projetés(à partir d’hypothèses
de taux de rendement futurs)et sur l’importance de cotiser davantage.
Ce sont ces deux paramètres qui affectent généralement
l’épargne-retraite des participants. Informer un participant qu’il
devra accumuler au moins 500 000 $ pour obtenir un revenu annuel de retraite
de 35 000 $ à compter de 60 ans et ce, pour une période de 30
ans(en supposant un taux d’intérêt annuel de 6 %), est un
exercice simple, mais il s’agit d’une information extrêmement
utile pour lui.

De nombreux fournisseurs de services disposent de calculateurs de revenu de
retraite qui permettent aux participants de formuler diverses hypothèses
concernant leur âge, leur revenu et d’autres facteurs, et de calculer
à combien s’élèveront leur revenu de retraite. Ces
outils sont disponibles en ligne ou ils sont offerts pour utilisation sur ordinateur
personnel.

Dans un régime CD, le risque le plus grand pour un participant est de
perdre de l’argent; vous n’avez qu’à penser à
ce qu’un rendement négaif de 5 % suscitera chez lui. Les promoteurs
doivent s’assurer que les participants connaissent bien les risques associés
à chacune des options de placement offertes et leur offrir une gamme
d’options leur permettant de se bâtir un portefeuille conforme à
leurs objectifs de retraite. Les outils d’analyse et d’aide à
la décision peuvent répondre à ce besoin en offrant aux
participants des conseils en matière de stratégie de placement.
Certains promoteurs permettent aussi aux participants de faire appel à
des conseillers financiers indépendants. Les promoteurs doivent faire
la promotion de ces différents services, évaluer périodiquement
le taux d’utilisation et le degré de satisfaction des participants
et réajuster le tir au besoin.

Régime à prestations déterminées

Les enjeux liés à la compréhension et à la satisfaction
des employés témoignent de la méconnaissance d’un
bon nombre d’employés de la valeur des prestations déterminées
qu’ils reçoivent. Ce constat est partiellement attribuable au fait
que la majorité d’entre eux accordent plus de valeur au versement
immédiat d’une somme forfaitaire(comme dans le cas d’un
régime CD et d’un REER)qu’à des versements périodiques,
même si ces derniers s’avèrent nettement plus avantageux.
Les employés devant choisir entre une somme forfaitaire de 100 000 $
et des versements périodiques d’une valeur actuarielle de 150 000
$ opteront souvent pour la somme forfaitaire. Un bon promoteur utilisera un
langage clair dans ses communications afin de sensibiliser les employés
à la valeur du régime et des prestations offertes.

Les lois exigent du promoteur qu’il produise un relevé de prestations
annuel à l’intention des participants. Ce relevé doit indiquer,
au moins tous les trois ans, la valeur des droits du participant s’il
avait cessé sa participation active au 31 décembre de l’année
précédente. Plusieurs promoteurs indiquent cette valeur à
chaque année puisqu’il s’agit d’une information instructive
pour le participant désireux de mieux saisir la valeur des droits qu’il
a accumulés en vertu de son régime. Ce coût, peu visible
aux yeux des participants, représente les cotisations recommandées
par l’actuaire dans le cadre l’évaluation actuarielle du
régime. Exprimer ces cotisations en un poucentage du salaire ou par heure
travaillée permettrait aux participants d’avoir une meilleure appréciation
du coût du régime.

Une communication alignée sur les objetifs
L es messages-clés relativement au régime de retraite doivent
être communiqués régulièrement et être toujours
alignés sur les objectifs poursuivis. Les communications obligatoires
en vertu des législations en matière de retraite offrent autant
d’occasions de renforcement de ces messages. Ces communications incluent
les relevés annuels faisant état de la participation au régime
au 31 décembre de l’année précédente, l’avis
de convocation à l’assemblée annuelle, l’assemblée
annuelle ellemême et les avis transmis aux participants lors de l’enregistrement
d’une modification au régime de retraite. Au lieu de n’y
consigner que les renseignements exigés par la loi, les promoteurs devraient
exploiter chacune de ces cotisations au maximum.

L’art de bien communiquer se résume à bien peu de choses
: comprendre les besoins et les attentes des employés, choisir un langage
simple, clair et efficace et favoriser une communication ouverte et productive
aussi souvent que possible. À titre de promoteur, vous êtes au
coeur de l’action et bien placé pour connaître les besoins
de vos employés. N’hésitez pas à utiliser les services
des différents fournisseurs de services, mais accordez-vous le rôle
de chef d’orchestre!

SOPHIE COURNOYER est actuaireconseil chez Conseillers Buck, une société
d’ACS, à Montréal CATHERINE GUIMOND est conseillère
en communications chez ACS, Solutions en ressources humaines, à Montréal.