Des bureaux qui se réinventent

Les nouvelles tendances en matière d’aménagement de bureaux puisent toutefois leurs sources bien plus profondément que dans la simple apparition de nouveaux matériaux.

Les comportements au travail ont énormément changé, en grande partie avec l’émergence des technologies mobiles et du télétravail, explique Fabienne Münch, directrice de l’École de design de l’Université de Montréal. « Les gens travaillent n’importe où, n’importe quand et avec n’importe quel outil. C’est un véritable phénomène culturel qui fait évoluer les modèles d’aménagement de bureaux. »

En conséquence, les espaces s’ouvrent et la collaboration s’opère désormais dans des zones informelles. «On n’a plus besoin d’être assis à son bureau pour travailler. La frontière est également plus floue entre le travail et la vie privée. Autrement dit, le travail va au-delà du bâti et les structures doivent s’adapter. Les designers n’avaient pas anticipé cela », mentionne Fabienne Münch.

À bas les murs !

Même s’ils ne datent pas d’hier, les concepts d’aménagement de bureaux à aire ouverte n’ont jamais été aussi en vogue qu’à l’heure actuelle. « Les espaces ouverts et collaboratifs sont de plus en plus prisés par les entreprises », confirme Vincent Hauspy, designer et associé à la firme d’architectes Provencher Roy.

Censés favoriser la collaboration au sein des équipes, ces types d’aménagement sont pourtant loin de faire l’unanimité. Selon une étude de l’Université de Sydney publiée en 2013 et réalisée auprès de 42 000 travailleurs aux États-Unis, au Canada, en Australie et en Finlande, les bureaux à aire ouverte auraient pour effet de diminuer la satisfaction des employés, sans pour autant accroître leurs interactions sociales.

Bruit, manque d’intimité, stress accru, les bureaux à aire ouverte sont-ils réellement la voie de l’avenir ? «Même s’ils sont géniaux pour la collaboration, ils ne conviennent pas à tout le monde, concède Steve Vezeau. Ce n’est pas l’idéal pour les postes qui requièrent un haut niveau de concentration. Il y a également des règles à respecter en ce qui concerne l’intimité et le confort psychologique. »

Marie-Eve Duval, designer chez Provencher Roy, assure toutefois que de tels aménagements comportent de nombreux avantages… à condition qu’ils soient bien réalisés. « Dans certains cas de transition vers des bureaux ouverts, la productivité des employés a effectivement diminué drastiquement. C’est généralement parce que le concept n’a pas été respecté jusqu’au bout et qu’aucun espace privé n’a été aménagé. »

Parce que non, un bureau à aire ouverte bien pensé ne consiste pas simplement à entasser des centaines d’employés dans un espace dépourvu de murs. La clé du succès réside au contraire dans l’aménagement de nombreux espaces fermés : salles de travail d’équipe, cabines téléphoniques, cafés, lounges et espaces informels de collaboration sont au cœur du concept de bureaux à aire ouverte. L’époque où la cafétéria était la seule pièce commune des lieux de travail est définitivement derrière nous.

« Les gens ont besoin de se rencontrer et de se créer une bulle. On doit aussi s’assurer de moduler l’espace, de mettre en place un certain rythme. Aménager tous les postes de travail dans un coin et tous les espaces collaboratifs à l’autre bout, ça ne fonctionne pas », explique Vincent Hauspy. Cette modulation de l’espace permet également de réduire le niveau sonore global, un des principaux irritants des bureaux ouverts.

« Il peut à la fois y avoir des aires ouvertes et des bureaux fermés, l’un n’empêche pas l’autre », estime de son côté Julie Carignan, associée chez SPB Psychologie organisationnelle, qui est elle aussi d’avis que les aires ouvertes dépourvues d’espaces collaboratifs sont à proscrire.

« On n’assistera pas à la fin des bureaux fermés, mais peut-être à la fin des bureaux fixes, ajoute-t-elle. Les choses changent vite dans les entreprises aujourd’hui. Elles ont besoin d’avoir des types d’aménagement flexibles, modulables et évolutifs. »

Pour répondre à ce grand besoin de flexibilité, certaines entreprises ont d’ailleurs poussé le concept d’aire ouverte à un tout autre niveau.

Le dernier cri dans le domaine de l’aménagement de bureaux est… de ne plus avoir de bureau. Les employés se déplacent plutôt au gré du vent tout au long de leur journée et travaillent où bon leur semble. De nombreuses salles et espaces de travail sont évidemment mis à leur disposition, tout comme des emplacements pour ranger leurs effets personnels.

Bye bye photo de famille

Dans un contexte où le prix du pied carré ne cesse d’augmenter, une telle conception de l’espace permet aux entreprises de diminuer leurs coûts de location en cessant d’allouer une superficie précise à des employés qui ne passent que quelques heures par semaine au bureau. Elle simplifie également la gestion des vagues d’expansion et de compression de personnel.

« En éliminant le poste dédié, on élimine aussi les plantes, les photos de famille et d’autres éléments qui ne sont pas nécessairement pertinents dans un environnement de travail, soutient Vincent Hauspy. L’appropriation des espaces passe par autre chose aujourd’hui. On n’a qu’à penser aux étudiants universitaires qui étudient dans les cafés et les parcs. Les employeurs et les employés recherchent cette même flexibilité dans les espaces de bureaux. »

« Le sentiment d’appartenance naît davantage dans l’ambiance globale et le sentiment de plaisir au travail », ajoute sa collègue Marie-Eve Duval. Les entreprises les plus avant-gardistes offrent d’ailleurs une pléiade de services à leurs employés, tels que des gyms, des salles de massage, un nettoyeur, parfois même le lunch gratuit. « Ces services vont bien plus inciter les employés à rester qu’un poste de travail dédié avec une photo de famille dessus », croit la designer.

Allouer un même poste de travail à deux employés qui ne travaillent pas en même temps est toutefois une pratique à éviter, conseille Steve Vezeau. « Ça devient difficile de personnaliser l’espace, ce qui amènera du désengagement de la part des employés. »

Des changements aussi importants à l’environnement de travail sont également susceptibles de créer des tensions intergénérationnelles. Si les jeunes employés sont généralement plus ouverts à cette conception de l’espace, la pilule risque d’être plus difficile à avaler pour les baby-boomers qui ont vu leur bureau grandir au fil des promotions.

« L’être humain est territorial et attaché à ses habitudes. Les employés avec beaucoup d’ancienneté risquent de voir la perte de leur bureau fermé comme une perte de statut, ce qui peut mener à une perte de productivité. C’est un aspect qu’il ne faut pas sous-estimer », prévient Julie Carignan.

Avant d’envisager le concept d’espace partagé, les employeurs doivent surtout considérer la nature du travail de leurs employés. « Ce concept d’aménagement convient bien à certains emplois, la vie professionnelle d’un consultant qui est souvent sur la route ne requiert pas l’appropriation d’un espace, estime Fabienne Münch. Par contre, il est important que les employés qui occupent des postes plus sédentaires puissent s’approprier leur espace. »

Psychologie de l’aménagement

Les choses seraient tellement plus faciles si un réaménagement de bureau consistait en un simple projet de rénovation. Mais les humains étant ce qu’ils sont, les aspects psychologiques d’un projet de réaménagement ne doivent surtout pas être négligés.

« L’aménagement des espaces de travail a un effet sur le bien-être des employés, c’est scientifiquement prouvé », indique Julie Carignan. Par exemple, l’emplacement des bureaux de la direction peut à lui seul influencer la perception que les employés ont de l’organisation. « S’ils sont situés plus haut ou à l’écart, cela lance un message de hiérarchie et de surveillance. On va créer une meilleure atmosphère de travail en les aménageant en plein cœur des activités », croit Mme Carignan.

Une entreprise qui souhaite lancer un message de convivialité à ses travailleurs peut aussi convertir les bureaux en coin de la direction en un espace commun. « On envoie alors le message que la communauté est importante », explique la psychologue organisationnelle.

Il est cependant très difficile de savoir si l’aménagement des bureaux a un réel effet sur la productivité des employés. « On peut difficilement le démontrer. Même si on parvenait à définir clairement ce qu’est l’efficacité au travail, il y aurait trop de facteurs en jeu », juge Steve Vezeau. Il considère néanmoins qu’un espace de travail bien conçu peut avoir des effets positifs sur le plan de la motivation des effectifs.

Marie-Eve Duval avance même qu’un réaménagement peut permettre « de réinjecter du dynamisme dans une entreprise et de repartir à neuf ».

Pour que ce renouveau soit couronné de succès, les employeurs devraient en revanche envisager d’impliquer leurs employés dans le processus. « Créer des groupes de discussion permet de comprendre les attentes et les besoins des travailleurs. Ça nourrit aussi le sentiment d’appartenance à l’organisation », indique Julie Carignan.

La direction doit de son côté faire preuve de la plus grande transparence, particulièrement au sujet des enjeux financiers. « La réduction des coûts ne devrait pas être la principale raison d’un projet de réaménagement, mais si c’est le cas, il faut le dire aux employés, soutient-elle. Ils ne sont pas fous, ils vont finir par le comprendre et risquent de se sentir lésés. » Aborder la question des coûts peut même être une bonne occasion pour les dirigeants de recadrer les attentes de la main-d’œuvre. « Les employés doivent comprendre que les entreprises ne peuvent pas soutenir les coûts de location d’un bureau fermé au centre-ville s’il est presque toujours vide parce que l’employé fait du télétravail », donne en exemple Mme Carignan.

Montrer l’exemple

Dans le même ordre d’idée, les membres de la direction doivent être les premiers à embrasser le changement de culture qu’ils ont eux-mêmes instigué. Un dirigeant qui installe ses 200 employés dans un vaste espace ouvert, mais qui tient mordicus à conserver son grand bureau en coin perd énormément de crédibilité. « Montrer par l’exemple fait souvent le succès des projets qui fonctionnent », confie Marie-Eve Duval.

Plus généralement, les employeurs ont souvent des attentes irréalistes et une volonté à géométrie variable. « Au début du processus, plusieurs clients veulent un aménagement très novateur, mais une fois à l’étape des plans, ils trouvent le changement trop majeur et reculent », raconte la designer. D’autres considèrent que les concepts d’aménagement trop branchés ne collent pas avec la culture de leur entreprise.

À ce sujet, Steve Vezeau insiste sur l’importance de considérer l’ADN de l’organisation lors d’un projet de réaménagement : « Les attentes ne sont pas les mêmes dans un bureau d’avocats et une agence de publicité. Dans certains cas, un langage formel doit être respecté. »

Ceci dit, les mentalités sont en train de changer à cet égard, particulièrement chez les jeunes employés. Les sofas, tables de billard et consoles de jeux vidéo qui ont fait la renommée des bureaux de la Silicon Valley ont commencé à prendre d’assaut les milieux plus corporatifs, comme les firmes de consultation, les sociétés d’audit et même les institutions financières. « Je pense que toutes les entreprises peuvent faire le saut vers des concepts de bureaux plus contemporains, tout en tenant compte de leurs besoins spécifiques », croit Vincent Hauspy.

Qu’elles aient une culture corporative ou décontractée, les entreprises doivent avant tout baser leur analyse des besoins sur la nature du travail de leurs employés, soutient Steve Vezeau. « Traditionnellement, l’espace de bureau est attribué selon le niveau hiérarchique, et pas selon les besoins des employés. Il y a souvent une méconnaissance de la réalité quotidienne des travailleurs par la direction. »

Les firmes d’architectes utilisant souvent des modèles standard d’aménagement, il revient aux clients de s’assurer que les plans proposés répondent à leurs besoins particuliers. Cela demande évidemment du temps. « Les membres de la direction veulent généralement déménager demain matin, mais s’ils ne font pas correctement leurs devoirs, ils risquent d’emménager dans un espace dysfonctionnel », met en garde Fabienne Münch.

Car en plus de rendre particulièrement pénible la vie quotidienne des employés, un aménagement de bureaux dysfonctionnel risque fort bien de rebuter certains candidats potentiels de se joindre à l’organisation.

« Le lieu de travail est un puissant outil de rétention et d’attraction du personnel. Je dirais même que c’est un facteur critique, soutient Julie Carignan. Quand le candidat se déplace sur les lieux pour passer son entrevue, il se forge déjà sa propre perception de l’organisation. L’aménagement de l’espace de travail en dit long sur la culture de l’entreprise. »

Designer elle-même, Fabienne Münch tient toutefois à relativiser l’effet de l’environnement physique de travail sur les travailleurs. « Ce qui va faire en sorte qu’un employé va rester au sein de l’entreprise ou la quitter, c’est la rémunération et les relations de travail, pas vraiment l’aménagement des espaces de bureaux. »

Comme toujours, l’humain doit donc demeurer au centre des préoccupations. Après tout, ce n’est pas le mobilier qui fait le travail à la place des employés.

AGA Assurances collectives se décloisonne

Après 35 ans d’activité, les employés d’AGA Assurances collectives commençaient à être à l’étroit dans leurs vieux locaux de la rue Sainte-Catherine Ouest. Le déménagement dans de nouveaux espaces a été l’occasion d’agrandir la superficie des bureaux d’environ 25 %. Et d’abattre les murs.

« La majorité des employés travaillaient dans des bureaux fermés à l’époque. Pour notre nouvel aménagement, nous avons plutôt opté pour une aire ouverte », explique Chantal Dufresne, vice-présidente principale finance et administration chez AGA Assurances collectives.

Dans l’aire ouverte de 17 000 pieds carrés, les cloisons basses favorisent la diffusion de la lumière… et des idées. « Il y a beaucoup plus de collaboration. Les gens s’entraident davantage et interagissent plus facilement », observe Mme Dufresne.

Pour inciter les quelque 70 employés de l’entreprise à échanger plus fréquemment, chaque poste de travail est muni d’un banc coussiné. Le collègue « visiteur » peut ainsi discuter plus confortablement avec la personne qu’il était venu voir.

Plusieurs espaces communs ont également été aménagés : salles de formation et de conférences, coins salons ainsi qu’une cafétéria. « On a essayé de concevoir la cafétéria pour que les employés se sentent le plus possible comme à la maison. Ça semble fonctionner puisqu’il y a beaucoup plus de gens qui l’utilisent », souligne Chantal Dufresne.

Pour des raisons de confidentialité, une douzaine de gestionnaires disposent encore de bureaux fermés. Il était également impensable pour AGA d’abolir les postes de travail attitrés. « La plupart de nos employés ont des tâches très cléricales », explique Mme Dufresne.

La vice-présidente principale ne cache pas que la question du bruit l’a inquiétée. L’entreprise avait même envisagé l’installation d’un dispositif de bruit blanc dans le système de ventilation pour abaisser le volume sonore des bureaux. Mais les craintes de Mme Dufresne se sont rapidement dissipées. « J’avais peur que l’on ne s’entende plus parler, mais lorsque l’on a emménagé dans l’aire ouverte, les gens ont naturellement baissé le ton », raconte-t-elle.

Les anciens bureaux étaient devenus si dysfonctionnels que le déménagement suscitait beaucoup plus d’excitation que d’inquiétude chez les employés. « Au début, j’avais des appréhensions face à leur réaction, mais la plupart des employés étaient ravis du changement et avaient hâte de déménager. Même les employés qui travaillaient dans les anciens locaux depuis de nombreuses années sont venus me voir le premier matin pour me dire qu’ils étaient heureux de leur nouvel environnement de travail », se rappelle Chantal Dufresne.

Signe que les employés apprécient les nouveaux bureaux de l’entreprise, très peu d’entre eux ont demandé à faire du télétravail jusqu’à présent, et ce, malgré l’instauration d’une politique sur le sujet l’automne dernier.

« Je suis convaincu qu’un espace de travail convivial a un impact positif sur le sentiment d’appartenance des employés. Pour ce qui est de la productivité, je n’avais pas haussé mes objectifs suite au réaménagement, mais j’ai quand même remarqué que la qualité du travail s’est améliorée. Le nouvel environnement a dû y contribuer », confie Mme Dusfresne.

Le déménagement a également été un élément déclencheur dans la création d’un comité de mieux-être et la mise sur pied de différentes activités, comme des marches, des dégustations, des séances de yoga sur l’heure du midi, et même un petit jardin communautaire.

Virage majeur chez Deloitte

Les mentalités évoluent dans tous les milieux en matière d’aménagement de bureaux, même chez les comptables. Lorsque les quelque 1200 employés montréalais de Deloitte ont quitté la Place Ville-Marie en juillet dernier pour s’installer aux six premiers étages de la Tour Deloitte, ils ont laissé derrière eux les cubicules et les bureaux fermés, mais également une certaine façon de travailler.

Les postes de travail dédiés sont chose du passé au sein de la firme d’audit. Les employés peuvent dorénavant travailler dans des espaces « café », sur des banquettes ou des sofas, dans des cubicules insonorisés, ou même en marchant sur un tapis roulant. Au total, 18 différents types de postes de travail sont mis à la disposition des employés, dont certains peuvent être réservés. La moitié d’entre eux sont ajustables et donnent la possibilité aux employés de travailler assis ou debout.

Pour favoriser l’engagement de sa main d’œuvre, Deloitte a également créé un centre dédié au mieux-être. Gratuit et ouvert 12 heures par jour, celui-ci permet aux employés de faire de l’exercice, de participer à des activités de groupe, de consulter un nutritionniste, et même de recevoir les conseils d’un planificateur financier.

Bien que le déménagement ait permis à l’entreprise de réduire de quelques milliers de pieds carrés sa superficie locative, son objectif principal était d’améliorer le bien-être des employés et d’accroître la collaboration des équipes, soutient Suzanne Morin, associée responsable de la pratique en capital humain au Québec chez Deloitte.

« On voulait vraiment mettre le talent au centre des espaces de travail, explique-t-elle. Les employés de la génération Y veulent plus de souplesse et de flexibilité. Ils exigent des espaces conçus pour le travail d’équipe. Depuis le déménagement, on a d’ailleurs remarqué qu’ils se parlent plus. »

Et les employés plus âgés, eux ? « Leur réaction a été très positive, au-delà de nos espérances même », assure Mme Morin. Il faut dire que Deloitte n’a pas décidé sur un coup de tête de se départir des traditionnels cubicules et bureaux fermés. Le réaménagement est le fruit de 18 mois de préparation au cours desquels les employés ont pu partager leurs impressions sur le projet et faire part de leurs inquiétudes. Un bureau prototype avait même été installé pour recueillir leurs commentaires.

Ces espaces de bureaux tout neufs ont également eu un effet plus insoupçonné : l’assouplissement des rapports hiérarchiques.

Car chez Deloitte, les bureaux fermés ont disparu pour tout le monde, y compris pour les gestionnaires se trouvant au haut de l’organigramme.

« Auparavant, la visite d’un employé dans le bureau fermé de son patron avait quelque chose de très protocolaire. Les gestionnaires sont maintenant plus accessibles, ce qui favorise le transfert de connaissances », affirme Suzanne Morin.

Et pas de panique si les besoins de l’entreprise venaient à évoluer au cours des prochaines années : les murs amovibles permettent de complètement reconfigurer l’espace en une fin de semaine !