La gouvernance des régimes d’accumulation de capital n’est plus un concept théorique. C’est une réalité avec laquelle les comités de retraite, les promoteurs, les employeurs et tous les joueurs du domaine doivent aujourd’hui composer. Ce n’est plus qu’un choix intéressant à considérer, mais une obligation. La gouvernance désigne la structure et les processus de surveillance, d’administration et de gestion de façon à garantir le respect des obligations, fiduciaires et autres, auxquelles est soumis le régime. L’objectif d’une telle structure est donc d’assurer un fonctionnement efficace en minimisant les risques de manquement aux obligations liés au régime d’accumulation.

La gouvernance ne doit pas être vue comme un boulet ou comme une contrainte de fonctionnement. Au contraire, elle devrait permettre de faciliter les prises de décisions et d’assurer un meilleur contrôle des risques et un partage adéquat des responsabilités. Le plan de gouvernance devrait, entre autres, permettre d’éviter les contradictions entre la documentation et les pratiques administratives courantes, d’identifier les conflits d’intérêts potentiels et d’assurer qu’on agisse en tout temps dans la légalité.

On peut considérer le plan de gouvernance comme un casse-tête composé de trois pièces : les personnes, les procédures et la documentation. Ces éléments sont interreliés et dépendants les uns des autres.

Il est d’abord primordial de s’assurer que les personnes qui doivent prendre les décisions comprennent leurs responsabilités et la nature du programme de retraite. Il faut donc prévoir des formations d’éducation sur une base continue et des rencontres régulières avec les différents intervenants pour bien comprendre l’évolution du programme, mais également celle du contexte légal et du secteur d’activité. Dans l’élaboration du plan, il importe d’analyser les forces et les compétences des différents intervenants, afin de pouvoir déterminer clairement le rôle de chacun, les mandats et les attentes à leur égard. Une fois cette analyse complétée, l’étape suivante, cruciale dans l’élaboration d’un bon plan de gouvernance, est de déterminer et de mettre en place des procédures de fonctionnement. Celles-ci doivent tenir compte de la mission du programme, des objectifs des différents intervenants, de la structure interne de l’organisation et des exigences légales minimales à respecter.

Dans l’élaboration du plan de gouvernance, on doit favoriser les meilleures pratiques en matière de régimes de capitalisation, dans une perspective à long terme. Il convient de rappeler que la gouvernance constitue un filet de sécurité qui permet, entre autres, d’assurer la bonne gestion du régime, de prévenir des problématiques ou encore de se prémunir contre des poursuites. À court terme toutefois, le plan doit satisfaire aux exigences minimales qui respecteront les capacités des gestionnaires du régime et des ressources disponibles. Il est inutile de se charger d’obligations qu’on ne sera pas en mesure de respecter, faute de moyens. C’est pourquoi la rigueur est de mise. Il faut bien réfléchir aux responsabilités qui découlent du plan de gouvernance et de s’assurer que ces dernières sont bien assumées par les meilleurs intervenants.

Les procédures doivent également être constamment révisées et améliorées afin de tenir compte des expériences du régime. Ainsi, elles viendront renforcer le filet de sécurité qu’offre la gouvernance. L’investissement en temps et en énergie se traduira nécessairement par des économies et de la valeur ajoutée au régime à long terme. De bonnes procédures permettront de réagir rapidement et efficacement à diverses situations qui se produiront à travers le temps. Il pourrait s’agir de changer de gestionnaire lorsqu’on identifie un problème, ou qu’on fait face à un conflit d’intérêts. Si on possède un plan qui détaille les éléments à vérifier, on pourra intervenir plus rapidement et plus efficacement. Par exemple, des procédures de validation en cas d’arrêt de participation au régime pourraient permettre de s’assurer que toutes les terminaisons soient traitées dans des délais raisonnables.

Qui plus est, il faut toujours s’assurer que les procédures permettront d’atteindre les objectifs établis lors de la mise en place des programmes de retraite, tout en respectant les exigences minimales des différentes législations auxquelles ceux-ci sont soumises. Un point à ne surtout pas négliger est la mise en place d’un bon système d’évaluation de tous les fournisseurs de services. Le rôle de ces derniers est d’aider le promoteur à respecter ses engagements et responsabilités. S’ils ne maintiennent pas des standards adéquats et qu’ils ne parviennent pas à répondre aux attentes du promoteur du régime, celui-ci n’atteindra pas ses objectifs.

Finalement, avoir une documentation rédigée de façon claire, précise et complète est le but ultime recherché par tout bon plan de gouverne. La meilleure des procédures n’a pas une grande valeur à long terme si elle n’est pas bien documentée. Si ce n’est pas le cas, elle ne sera sans doute pas suivie correctement. Une bonne documentation dans un plan de gouvernance doit établir clairement le rôle, les mandats et attentes déterminées lors de l’analyse des intervenants. Tout comme les procédures elles-mêmes, la documentation du plan de gouvernance devrait être revue périodiquement, afin de refléter l’évolution de la situation du régime de retraite.

Comme le milieu des régimes d’accumulation de capital est en constante évolution, il est facile de s’y perdre et de ne pas suivre les dernières tendances. C’est pourquoi il convient d’en parler avec les différents fournisseurs de services pour guider le développement et l’évaluation du plan de gouvernance. La mise en place et le suivi d’un bon plan est la meilleure assurance pour atteindre les objectifs du programme de retraite, tout en assurant la protection des participants et des autres intervenants, que ce soit à titre de comité de retraite, d’employeur ou de promoteur de régime.

Éric Tardif est conseiller principal, Consultation en régimes de capitalisation au bureau de Montréal d’Aon Hewitt.