L’épidémie de grippe A (H1N1) ne se comporte pas comme beaucoup de dirigeants d’entreprises s’y attendaient et, selon le Conference Board of Canada, la marge de manœuvre pour se préparer à une deuxième vague imminente d’attaque du virus se resserre rapidement.
Ready or Not: Effective pandemic response (« Smmes-nous prêts ou pas ? Une réponse efficace face à la pandémie »), le dernier rapport du Conference Board sur le sujet, prévient les dirigeants d’entreprise qu’ils doivent être capables de passer du mode planification à plus de souplesse et de réceptivité afin de diriger leur navire à travers les écueils que le virus risque de mettre sur leur route.
« Il faut établir la confiance. Les entreprises doivent donner des informations en temps opportun et disposer de porte-parole véritablement empathiques et attentifs », peut-on lire dans le rapport. On y explique qu’un des principaux défis durant une pandémie est de communiquer efficacement avec les employés, les clients, les intervenants de la chaîne d’approvisionnement et les autorités. En diffusant des messages clairs s’appuyant sur des sources crédibles, les entreprises pourront établir un niveau de confiance adéquat pendant une crise.
Afin de bien se préparer pour une pandémie, le Conference Board propose de prendre les mesures suivantes :

Organiser le soutien et les ressources à l’interne
La haute direction a un rôle essentiel à jouer pour organiser le soutien dans l’ensemble de l’entreprise. En disposant de services capables de fournir du soutien, les entreprises peuvent élaborer des plans détaillés et des politiques nuancées. Partager ces plans permettra aussi de préciser les rôles et les responsabilités, et d’éduquer l’ensemble du personnel.

Obtenir du soutien externe
Les entreprises doivent définir et planifier les dépendances et les interdépendances qui existent dans leur sphère d’activité ainsi que les éventuels effets de la défaillance d’un ou de plusieurs maillons de leur réseau. En collaborant étroitement avec des intervenants extérieurs et en partageant l’information avec eux, les entreprises pourront mieux adapter leur action.

Créer des sites Web invisibles
Un site Web dit « invisible » est habituellement un petit site conçu en prévision d’une crise, qui peut rapidement entrer en fonction – on pourra y stocker des informations de base sur l’hygiène personnelle, des ressources, des conseils pratiques pour préparer les familles et des informations propres au fonctionnement de l’entreprise. En disposant d’un site Web préparé à l’avance, on peut dévier le trafic accru du site principal et gagner du temps pour diffuser des déclarations officielles.

Choisir un porte-parole crédible
Il est essentiel de toujours utiliser le même porte-parole et de surveiller le ton et le contenu des messages diffusés afin d’assurer la cohérence des propos. Sans cela, on risque de nuire à la confiance et à la crédibilité.

Rester concentré sur les opérations
Les entreprises ne doivent pas écouter les rumeurs et s’associer à l’hystérie générale durant une pandémie ; elles doivent rester concentrées sur les opérations. Leurs préoccupations doivent avant tout être centrées sur la protection du personnel et la gestion des attentes, et elles doivent être en mesure de contrôler les interactions de leurs employés avec « leurs collègues de travail, les intervenants de la chaîne de distribution, les clients et autres » qui pourraient les amener à contracter le virus de la grippe A (H1N1).

Surveiller de près les absences
Suivre de près les absences et prévoir le taux d’absence peut être d’une grande importance pour les entreprises. Cela est particulièrement vrai dans des entreprises qui s’appuient sur du personnel hautement spécialisé pour effectuer des tâches complexes – dans le domaine de l’énergie nucléaire, par exemple. C’est d’ailleurs pourquoi le secteur de la production d’énergie est particulièrement proactif dans la préparation de son personnel, l’élaboration de ses plans et leur mise en œuvre, et l’établissement de protocoles pour s’assurer de leur fonctionnalité.

Aspects juridiques
« Les entreprises doivent prendre soin non seulement de leurs clients, mais également de leurs employés et de leurs partenaires dans la chaîne de distribution, prévient le rapport. Le niveau de soin raisonnable qu’elles exercent doit être similaire à celui des autres entreprises. Sans un niveau de préparation suffisant, une entreprise pourrait ne pas être en mesure de faire preuve de diligence raisonnable et pourrait donc être tenue publiquement et juridiquement responsable. »