Employés et patrons ont bien souvent des visions diamétralement opposées concernant leur entreprise et le monde du travail en général, mais ils s’entendent au moins sur une chose : ils détestent les réunions inutiles.
C’est la conclusion, pas si étonnante avouons-le, d’un récent sondage d’Accountemps. Les travailleurs estiment que 25 % du temps qu’ils passent en réunion est du temps perdu, soit un peu plus que leurs patrons (18 %). En moyenne, les employés passent 15 % de leur temps au travail en réunion, comparativement à 26 % pour les directeurs.
Les travailleurs n’ont aucun mal à énumérer ce qui les irrite le plus dans le merveilleux monde des réunions : celles qui commencent ou se terminent en retard (64 %), les réunions inutiles (58 %), les collègues qui ne cessent de s’interrompre (56 %), l’excès ou le manque de temps (56 %), les distractions comme le téléphone ou le gribouillage (52 %), le manque de préparation (49 %) et le non-respect de l’ordre du jour (47 %).
« Même si les réunions peuvent représenter des occasions précieuses qui permettent au personnel d’échanger des opinions et de collaborer, les enjeux comme la mauvaise planification ou le manque de concentration mènent souvent à des discussions interminables, redondantes et non productives », souligne David King, président d’Accountemps au Canada.
Conseils pour des réunions moins inutiles
Pour qu’une réunion soit productive (ou un peu moins inutile), il est important que ses organisateurs établissent des objectifs clairs, respectent un ordre du jour précis et fassent un suivi avec des notes ou des étapes subséquentes, recommande Accountemps.
Plus concrètement, les responsables de réunion devraient éviter d’organiser des réunions pour faire de simples mises au point alors qu’un courriel suffit amplement. Si une réunion s’avère vraiment nécessaire, le nombre de participants doit être réduit au maximum. Moins il y a de gens qui assistent à une réunion, plus celle-ci risque de bien se dérouler.
Pour les réunions plus longues et formelles, vaut mieux privilégier les conférences en personne aux conférences téléphoniques. En effet, 49 % des travailleurs avouent être moins engagés durant les réunions à distance, tandis que 60 % des directeurs affirment la même chose en ce qui concerne leur personnel.
Le sondage d’Accountemps a été mené auprès de 400 travailleurs de bureaux et 270 directeurs financiers canadiens.