Comment les médias sociaux peuvent mettre en contact les répondants et participants de régimes ?

Comme le nombre d’employés s’intéressant aux nouveaux médias ne cesse d’augmenter, les stratégies de communication s’appuyant strictement sur des méthodes traditionnelles ne permettent plus d’atteindre les objectifs en matière d’engagement et de formation des employés. Il se peut que les participants au régime n’accordent pas d’attention aux anciens modes de communication parce qu’ils les sous-estiment ou y sont indifférents. Par conséquent, les répondants de régimes risquent de dépenser d’importantes sommes pour des communications inefficaces. Il est possible pour les répondants de communiquer efficacement et d’atteindre leurs objectifs liés aux avantages sociaux en élaborant une stratégie qui rejoindra les employés par divers médias, anciens et nouveaux.

Atteindre les objectifs
Les médias sociaux interpellent – à la vitesse de l’éclair – des gens ayant des intérêts et des expériences en commun, et ils sont devenus le principal moyen par lequel les gens obtiennent et partagent de l’information. Les participants au régime (voyez-les comme vos consommateurs) ne se contentent plus de se demander quelle rente de retraite leur convient. Ils veulent savoir ce que leurs collègues disent et font à ce sujet. De fait, l’Étude mondiale sur la main-d’œuvre 2010 de Towers Watson révèle que les employés se fient aux recommandations de leurs amis et à la sagesse populaire bien avant de demander de l’information à leur employeur.

Cette étude démontre que les employés ne croient plus à priori que l’information transmise par une entreprise correspond aux faits, et les ressources spécialisées des entreprises inspirent de moins en moins confiance en tant que sources d’information. Bien qu’un courriel envoyé par un représentant des RH au sujet d’un changement au régime de retraite puisse fournir de l’information sur de nouvelles modalités et exposer les raisons à l’origine du changement, de nombreux participants sont susceptibles de s’adresser à des collègues ou à d’autres sources pour confirmer qu’ils ont bien compris l’information communiquée et leur demander leur opinion à propos du changement. Dans ce contexte, les répondants de régimes ne réussissent peut-être pas à aider les employés à comprendre le changement en question ou à en tirer le meilleur parti.

Cela dit, les médias sociaux permettent aux répondants de régimes de faire plus que simplement partager et obtenir de l’information. Ils constituent un puissant forum de collaboration, déclencheur de changements de comportements. De nombreux spécialistes soutiennent que les médias sociaux ont déjà façonné, et continuent de façonner les comportements humains par la collaboration entre les gens. Quelle incidence cela peut-il avoir sur votre régime de retraite? Encore une fois, considérez les participants au régime comme des consommateurs. Des consommateurs qui sont en mesure d’obtenir et de partager de l’information et des opinions sur leur salaire, leurs régimes de soins de santé et leurs prestations de retraite, et ce, à toute heure du jour ou de la nuit. En incitant les participants à prendre part à un véritable dialogue sur une plateforme de média social, le répondant pourra établir des liens plus étroits avec eux, gérer le changement et tirer parti des avantages découlant de l’influence des pairs.

Repensez au courriel sur le changement apporté à votre régime de retraite. Ce courriel ne favorise pas l’engagement des participants à prendre part activement au processus de communication ou de changement. Mais des rencontres en personne, jumelées à un blogue d’entreprise, où les cadres supérieurs partagent des idées et où les participants ont la possibilité de lire des opinions et d’exprimer la leur, peuvent avoir une incidence marquée sur la perception du changement et le comportement des participants. Des études récentes démontrent que, lorsque des employés font des commentaires positifs sur un régime au travail, leurs collègues sont plus susceptibles d’avoir, eux aussi, une opinion favorable de ce régime, et l’organisation aura plus de chances d’atteindre son objectif. En effet, la récente étude de Towers Watson sur le rendement des investissements en communication permet d’établir que les entreprises qui communiquent très efficacement sont 1,7 fois plus susceptibles d’avoir un rendement financier supérieur à celui de leurs pairs. Lorsque ces entreprises sont aussi très efficaces sur le plan de la gestion du changement, elles sont 2,5 fois plus susceptibles d’avoir un rendement financier supérieur à celui de leurs pairs. Ces entreprises fournissent à leurs gestionnaires ce dont ils ont besoin pour devenir des canaux de communication indispensables au sein de l’organisation, et elles misent aussi sur les médias sociaux pour toucher les employés en temps réel et communiquer individuellement avec eux en période de changement.

Un cadre pour les médias sociaux de votre organisation
Si vous acceptez la prémisse selon laquelle les médias sociaux sont un important complément aux modes de communication traditionnels, vous vous demandez peut-être quels en sont les coûts et s’il est facile de les utiliser. Les études effectuées par Towers Watson et l’expérience de ses clientsconfirment que les principaux obstacles à l’utilisation des médias sociaux sont le manque de ressources et de connaissances.

Les répondants de régimes peuvent surmonter certaines de ces difficultés en mettant à profit les ressources existantes, en misant sur l’expertise de participants qui connaissent bien les médias sociaux et qui souhaitent donner un coup de main. De plus, il n’est pas nécessaire, ni recommandé, d’appliquer l’approche du « tout ou rien ». La clé de la réussite est de trouver la combinaison de médias (imprimés, en ligne, mobiles, etc.) qui convient au profil démographique et à la culture de votre organisation. Vous trouverez ci-après quelques suggestions que vous pouvez mettre en application au sein de votre entreprise maintenant, dans six mois, ou au moment idéal pour vous.

Réseautage social — permet de trouver des ressources et de l’expertise, et facilite la collaboration. Exemples : LinkedIn^MC et Facebook^MC.

1. Encouragez la création de profils d’employés afin d’augmenter leur degré d’engagement dans ces programmes
2. Favorisez l’interaction entre vos employés au moyen de leur profil
3. Créez un espace en ligne où chaque employé pourra partager des documents, des contenus multimédias et des calendriers de projets, et collaborer avec des collègues

Collaboration sociale — permet aux utilisateurs d’interagir pour atteindre un objectif commun où trouver une réponse. Wikipedia est un bon exemple de collaboration sociale.

1. Créez un Wiki pour les acronymes et le jargon propres à votre régime de retraite
2. Organisez un remue-méninges en ligne afin de recueillir des idées et de solliciter des commentaires
3. Demandez à des employés-clés de bloguer au sujet de votre régime afin de susciter le dialogue

Génération de contenu — aide à rassembler du contenu individuel dans un format utilisable et un lieu accessible. YouTube est un exemple de site de génération de contenu.

1. Dans le cas d’une importante modification au régime, vous pouvez demander aux employés de soumettre des vidéos qui en font la promotion et de voter en ligne pour désigner la meilleure vidéo
2. Offrez aux employés une plateforme simple où partager des documents, des liens ou d’autre contenu, et permettez-leur d’utiliser aussi ce moyen pour voter pour leurs favoris
3. Créez un site de partage libre de vidéos où les employés pourront afficher du contenu vidéo et tenir des concours assortis de thèmes

Rétroaction sociale — permet de créer des communautés d’opinions et de classement comme Trip Advisor.

1. Fournissez un système de notation pour les renseignements sur les régimes qui sont affichés en ligne et dressez la liste des renseignements « utiles » ou « non utiles »
2. Créez un espace dans les profils d’employés où ceux-ci pourront recommander du contenu utile qu’ils ont trouvé dans Internet

Jeux sociaux — permettent d’interagir pour le plaisir, la compétition ou l’apprentissage, sans limites de temps et d’espace. Exemple : ligues sportives fictives.

1. Organisez des compétitions entre les bureaux ou les unités d’affaires afin de promouvoir des activités qui permettraient de sensibiliser les employés aux caractéristiques du régime de retraite et de mieux les comprendre
2. Utilisez des incitatifs et comptabilisez les résultats afin de susciter l’engagement des employés
3. Lancez une campagne de changement qui ciblera des équipes afin de motiver les gens collectivement plutôt qu’individuellement
4. Intégrez des applications et des jeux à vos campagnes en ligne afin de susciter l’intérêt des employés et de les amener poser les gestes souhaités

Applications mobiles — fournissent un accès à de l’information au moyen d’appareils mobiles tels que les téléphones intelligents, les tablettes et les blocs-notes électroniques.

1. Intégrez une application de base (dans le cadre d’une initiative de réduction des coûts) aux appareils mobiles de l’entreprise (téléphones intelligents, iPad, etc.)
2. Créez un centre de référence qui contiendra les applications recommandées par les employés dans votre intranet
3. Encouragez les employés à commenter et à coter les programmes d’avantages sociaux
4. Mettez au point une application sur une initiative ou un service de l’entreprise… et faites-la connaître au monde entier!

Le journaliste Sydney J. Harris a écrit que les mots « information » et « communication » étaient souvent utilisés comme s’ils étaient interchangeables, même s’ils renvoient à des concepts bien différents. Selon lui, l’information concerne la « diffusion » d’un message, tandis que la communication concerne davantage sa « réception ». Autrement dit, lorsque vous communiquez, vous ne voulez pas seulement que votre auditoire vous entende — vous voulez qu’il vous écoute. Qu’est-ce que cela signifie pour les répondants de régimes? Vous pouvez diffuser vos messages de la façon que vous voulez et là où vous le voulez, mais si vous ne retenez pas l’attention de vos participants pour qu’ils reçoivent vos messages, ils ne vous écouteront pas vraiment.

De par leur essence, non seulement les médias sociaux favorisent-ils la communication entre les répondants de régimes et les participants, mais ils les aident aussi à veiller à ce que leurs messages sont écoutés. La bonne combinaison de moyens de communication traditionnels et nouveaux est la clé pour aider les répondants de régimes et les employés à réellement communiquer.