La transparence et l’application d’une bonne gouvernance influencent la manière dont les promoteurs de régimes de retraite canadiens gèrent leurs régimes. Alors que beaucoup d’entre eux continuent de choisir des fournisseurs de services via un processus interne transparent, de plus en plus de promoteurs de régimes emploient des conseillers afin d’exécuter des appels d’offres – une pratique qui permet au conseiller d’avoir une voix importante dans la façon dont le régime évalue les fournisseurs de services potentiels. Pour cette raison, les promoteurs de régimes doivent mettre en pratique la même rigueur lors de la sélection d’un conseiller que lorsqu’ils gèrent leur propre régime.

Voici cinq éléments que les promoteurs devraient considérer lorsqu’ils décident de faire appel à un conseiller pour mener leurs appels d’offres.

1- Une forte connaissance du marché local
Les entreprises ont beau fonctionné dans un contexte mondial, chaque marché possède ses propres distinctions. Une présence locale donne un meilleur aperçu des interprétations des règles et règlements ainsi qu’une plus grande compréhension de la façon dont le marché a évolué. La firme-conseil est-elle présente dans ce pays depuis longtemps ou ses analyses proviennent-elles plutôt de l’étranger? Un processus d’appel d’offres dit universel, traité à l’étranger, peut réduire la qualité des options que pourrait exiger un promoteur de régimes canadien.

2- Les contacts clés
Le processus d’appel d’offres peut être long et la cohérence des joueurs tout au long du processus est une partie intégrante de la relation fournisseur-client. La présentation d’un nouveau conseiller au milieu d’un appel d’offres peut souvent venir embrouiller le processus. Les promoteurs de régimes doivent comprendre précisément quels sont les contacts locaux clés au sein de la firme-conseil et quels sont les risques de bien mener la recherche de fournisseur s’il y avait un changement au sein du personnel de la firme.

3- La motivation
Comprendre les déclencheurs d’activités économiques du conseiller est essentiel. Pour un, de quelle manière le conseiller sera-t-il rémunéré – pour cet appel d’offres spécifique ou pour un ensemble d’activités? Si la rémunération est liée aux niveaux de frais obtenus lors d’un appel d’offres officiel, est-ce que l’historique de la firme-conseil montre qu’elle a tendance à choisir le fournisseur le moins cher, indépendamment des autres facteurs? Si oui, accordera-t-elle un remboursement des frais si vous n’êtes pas satisfait du travail de votre nouveau fournisseur?

4- L’historique
Demander des références formelles fait partie du processus d’embauche, même pour employé subalterne; le choix d’un conseiller pour effectuer des appels d’offres exige la même diligence. Quel est le bilan de la firme-conseil au Canada? Peut-elle fournir des références de promoteurs qui ont déjà utilisé leurs services à plus d’une reprise? D’autre part, la firme-conseil offrent-elles aux soumissionnaires un post-mortem du processus d’appel d’offres, ou la vente de conseils à ses soumissionnaires fait partie intégrante de son modèle économique?

5- La personnalisation
Il n’existe pas deux régimes de retraite exactement identiques, donc les promoteurs de régimes qui travaillent avec des conseillers doivent s’assurer que le processus d’appel d’offres a été conçu pour répondre aux besoins uniques du régime. Est-ce que les paramètres du processus d’appels d’offres sont clairs et appropriés? Les conseillers utilisent-ils un modèle d’appel d’offres qui tient compte des risques et options uniques applicables à votre régime?

La décision d’examiner les fournisseurs – et de déterminer s’il faut ou non utiliser un conseiller pour aider – doit également prendre en compte le temps, les ressources et les coûts associés à la transition vers un nouveau fournisseur, y compris les frais de consultation. Si l’économie de coûts est l’objectif principal, le promoteur de régime peut ne pas atteindre cet objectif avant un certain temps.

Un conseiller efficace soutiendra une gouvernance globale du régime, et pas seulement pour le processus d’appel d’offres. Avoir des gens bien informés à la table de décision peut faire toute la différence entre l’illusion de mettre en place une saine gouvernance et la réalité.

Scott MacDonald est Chef, Régimes de retraite, Assurances et Institutions financières chez RBC Dexia.