Que ce soit pour vérifier leur couverture dentaire ou pour choisir leurs options de leur régime à cotisations déterminées, la plupart des employés sont aussi motivés qu’au moment de remplir leur déclaration d’impôts. Il existe cependant quelques actions que vous pourriez mettre en place qui pourraient leur rendre la tâche plus facile… et plus agréable.
1. Réduire le temps et l’effort nécessaires pour trouver de l’information
Dans un monde où l’information est partout et facilement accessible, les employés pensent qu’ils trouveront des renseignements sur leur régime très aisément. Souvent, ils cherchent des réponses somme toute assez simples. Alors pourquoi pas leur offrir des outils qui leur faciliteront la vie, autant en ligne que sur papier.
Il faut que l’information que vous diffusez soit facile, mais surtout très rapide à trouver pour les employés. Vous pourriez par exemple classer les informations en ordre alphabétique ou selon par thèmes. L’idéal serait de faire les deux. Ce peut sembler être une évidence, mais c’est un détail qui est trop souvent négligé.
2. Utiliser les mêmes termes simples dans tous vos outils de communication
Vous devez absolument utiliser la même terminologie pour décrire le financement du régime dans tous vos formulaires, communiqués, outils en ligne, présentations et bulletins. Il faut aussi que vos employés qui desservent la clientèle comprennent bien tous les termes et qu’ils les utilisent de la bonne manière. Si votre régime de retraite à cotisations déterminées devient soudainement dans un document un régime de pension agrée, vous allez créer une coupure avec les employés, qui risquent fort d’être confus ou frustrés. Si vous devez absolument utiliser un terme technique dans un document, définissez-le dans la même page.
3. Faites de la communication personnalisée
Une des meilleures manières de simplifier l’information est de la rendre plus personnelle. Pourquoi ne pas relier les données personnelles d’un membre à de l’information ciblée et sur mesure? Personnaliser vos outils de communication vous permettra de désencombrer l’information qui s’y trouve et d’offrir à chacun des membres des renseignements plus précis. Pourquoi les employés devraient-ils être contraints de lire de l’information concernant le financement de la retraite anticipée s’ils sont trop jeunes ou n’ont pas assez d’ancienneté pour y avoir droit? Pourquoi un employé célibataire devrait-il recevoir des renseignements sur les avantages sociaux offerts au conjoint?
4. Testez vos outils de communications
Faire parvenir votre documentation à l’avance aux ressources humaines ne suffit pas. Même si les employés des ressources humaines ne sont pas des participants à votre régime, il le connaisse souvent suffisamment pour ne pas être de bons cobayes. Une idée serait de choisir un groupe d’employés, afin de tester vos outils de communication. Cela peut paraître être une perte de temps et d’effort, alors que c’est au contraire une stratégie très payante. Votre matériel de communication sera non seulement plus efficace, mais vous aurez ainsi de nouveaux « fans » du régime, qui y seront plus attachés et qui feront peut-être même de la publicité positive auprès des autres employés qu’ils côtoient.
N’oubliez pas la règle d’or de la communication : ne communiquez pas de l’information aux autres selon vos préférences mais basez-vous sur leurs préférences.